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POLIZEI-HANDBUCH |
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| Bezeichnung II.01 – Dokumentation |
04.10.2024 / V1 |
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ZWECK
Diese Richtlinie legt Vorgaben für die Erstellung und Nutzung von Dokumentationen innerhalb des Los Santos Police Departments fest.
RICHTLINIE
Alle Dokumente des Departments sollen einheitlich, präzise und zeitnah erstellt werden, um die Mission und Einheit des Departments widerzuspiegeln.
DEFINITIONEN
Dokumentation:
Jedes Dokument, jede Tabelle, jedes Formular oder andere schriftliche Kommunikationsmittel zur asynchronen Informationsweitergabe.
Behörden Dokumentation:
Alle offiziellen Dokumente des Los Santos Police Departments.
Divisions-Dokumentation:
Dokumente, die von Abteilungen erstellt wurden und nur diese betreffen.
Größte betroffene Zielgruppe:
Die größte Gruppe, die für die Erfüllung oder Einhaltung eines Dokuments verantwortlich ist.
VERFAHREN
A. Nutzung von Dokumenten
– Der Zweck und die Regeln jedes Dokuments müssen eindeutig angegeben sein.
– Missbrauch von Dokumentation kann disziplinarische Maßnahmen nach sich ziehen.
B. Dokumentationsstandards
– Alle Dokumente sollten geschlechtsneutral verfasst sein und keine spezifischen Personen benennen.
– Sie sollen professionell erscheinen und frei von vulgärer Sprache oder multimedialen Inhalten sein.
– Klarheit und Präzision sind von höchster Bedeutung.
– Dokumente müssen der Standardvorlage des Departments folgen und sind vor Vervielfältigung geschützt.
C. Dokumentationsprozess
– Änderungen, Löschungen oder Neuanlagen von Dokumenten müssen vom Chief und Assistant Chief genehmigt werden.
– Änderungen dürfen nicht mit bestehenden Richtlinien kollidieren.
– Abteilungsdokumentationen werden von den jeweiligen Abteilungsleitern gepflegt.
– Jede Änderung muss an die größte betroffene Zielgruppe kommuniziert werden.
D. Interne Genehmigung
– Das Department of Human Resources muss vor der Umsetzung von Änderungen benachrichtigt werden.
– Dokumente, die Schulungen betreffen, müssen zusätzlich vom Department of Training genehmigt werden.
Schlusswort:
Hiermit wird dieses Dokument durch den Ass. Chief of Police und Leiter des Department of Human Resources freigegeben.
